operación de asistenciaNao registra la asistencia laboral mediante reconocimiento facial en el dispositivo. No vendemos datos, no los compartimos con terceros para publicidad y no incluimos anuncios ni herramientas de rastreo publicitario. Las fotos del rostro no se guardan ni se envían a nuestros servidores.
1. Quién es el responsable
La aplicación Nao es desarrollada y operada por Fluxem S.A.S.. Esta política aplica a la aplicación móvil y a la plataforma web de Nao.
- Responsable
- Fluxem S.A.S.
- NIT
- 901958166
- Domicilio
- Carrera 35A #15B 35 / 25, El Poblado, Medellín, Antioquia, Colombia
- Correo de contacto
- contacto@fluxem.co
- Producto
- Nao (aplicación móvil y plataforma web)
Nao es un servicio para empresas. Cuando una empresa contrata Nao para gestionar la asistencia de sus colaboradores, esa empresa (el «empleador») decide qué datos registra y es la responsable del tratamiento de los datos de sus colaboradores; Fluxem actúa como encargado y trata esos datos por cuenta y según las instrucciones del empleador. Fluxem es responsable directo de los datos de las cuentas de usuario que administra.
2. Datos que recolectamos
| Tipo de dato | Qué incluye | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
| Cuenta de usuario | Nombre de usuario, correo electrónico, rol y permisos asignados. | Los crea el administrador de la empresa en la plataforma web. |
| Datos del colaborador | Nombre, correo electrónico, área o cargo, centro de costo y turno asignado. | Los registra el empleador en la plataforma web. |
| Plantilla facial (dato biométrico) | Un vector numérico que representa rasgos del rostro. No es una foto: la imagen del rostro no se almacena. | Se calcula en la tablet con la cámara durante el enrolamiento. |
| Registros de asistencia | Fecha y hora, tipo de marca (entrada, salida, descansos), nivel de coincidencia y novedades como tardanzas. | Se generan cuando el colaborador marca en la tablet. |
| Ubicación | Ubicación precisa o aproximada (latitud, longitud y precisión). | Se toma al registrar una marca y cuando la tablet reporta su estado, para confirmar que opera en el sitio de trabajo. |
| Datos del dispositivo | Identificador de la tablet en Nao, identificador del dispositivo, modelo, fabricante, versión del sistema operativo y de la app. | Los reporta la app periódicamente para mostrar el estado de los dispositivos. |
Permisos de la aplicación
- Cámara: detecta el rostro, verifica que sea una persona real (prueba de vida) y calcula la plantilla facial. Las imágenes se procesan en memoria en el dispositivo y se descartan de inmediato; no se graban ni se suben a internet.
- Ubicación: se consulta solo en los momentos descritos arriba. La app no rastrea la ubicación de forma continua ni la usa con fines comerciales.
- Internet y estado de la red: sincroniza marcas y datos con la plataforma. Si no hay conexión, las marcas se guardan en el almacenamiento privado de la app y se envían cuando la red vuelve.
- Inicio automático y servicio en primer plano: mantienen el modo kiosco y la sincronización cuando la tablet se reinicia.
Nao no usa el micrófono, los contactos, los archivos personales ni el identificador de publicidad.
3. Para qué usamos los datos
- Identificar al colaborador y registrar sus marcas de asistencia.
- Construir las jornadas laborales, aplicar turnos y reglas, y señalar novedades para su validación.
- Permitir que los responsables de la empresa aprueben jornadas y exporten la información a nómina.
- Prevenir suplantaciones y fraudes en las marcas, por ejemplo con la prueba de vida.
- Gestionar las cuentas de usuario, dar soporte técnico y mantener la seguridad del servicio.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
No usamos los datos para publicidad, no creamos perfiles comerciales y no tomamos decisiones automatizadas con efectos legales sin intervención humana: las jornadas siempre pueden ser revisadas y ajustadas por la empresa.
4. Datos biométricos
La plantilla facial es un dato sensible. Solo se usa para verificar la identidad al momento de marcar asistencia y nunca para otros fines. El empleador debe obtener la autorización previa, expresa e informada del colaborador antes del enrolamiento. Ningún titular está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
La plantilla se cifra con AES-256-GCM y así viaja y se guarda en nuestros servidores. Se conserva solo mientras sea necesaria para registrar la asistencia y se elimina cuando el titular o el empleador lo solicitan.
5. Con quién compartimos los datos
No vendemos, alquilamos ni compartimos datos personales con terceros para sus propios fines. Los datos solo se comunican a:
- El empleador que contrató Nao, a través de los usuarios que él mismo autoriza y según los permisos asignados.
- Proveedores de infraestructura (alojamiento en la nube y bases de datos) que procesan datos por cuenta de Fluxem, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y sin permiso para usarlos con otros fines. Estos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia.
- Otros productos de Fluxem, como el sistema de nómina Naomi, solo cuando el empleador activa esa integración.
- Autoridades, cuando exista una orden o una obligación legal.
6. Cómo protegemos los datos
- Toda la comunicación entre la app y nuestros servidores viaja cifrada con HTTPS (TLS).
- Las plantillas faciales se cifran con AES-256-GCM.
- Las credenciales de sesión se guardan en el almacenamiento cifrado del dispositivo.
- El acceso a la plataforma está controlado por roles, permisos y alcances, de modo que cada responsable solo ve la operación que le corresponde.
- La información de cada empresa está separada de la de las demás.
7. Conservación y eliminación
- Cuentas de usuario: mientras la cuenta esté activa o hasta que se solicite su eliminación.
- Plantillas faciales: mientras el colaborador esté activo con su empleador, o hasta que revoque la autorización o pida la eliminación.
- Registros de asistencia: durante el tiempo que el empleador los necesite para cumplir sus obligaciones laborales, contables y legales. Luego se eliminan o se anonimizan.
Puedes pedir la eliminación de tu cuenta y de tus datos en cualquier momento escribiendo a contacto@fluxem.co. Procesamos la solicitud en un plazo de 8 días hábiles y te confirmamos por correo. Consulta el procedimiento completo en Eliminar cuenta.
8. Tus derechos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como titular puedes:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
- Ser informado sobre el uso que se da a tus datos.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos.
- Acceder gratuitamente a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Para ejercerlos escribe a contacto@fluxem.co. Si tus datos fueron registrados por tu empleador, también puedes dirigirte a él. El detalle del procedimiento está en la Política de tratamiento de datos.
9. Menores de edad
Nao es una herramienta laboral y no está dirigida a niños, niñas ni adolescentes. No recolectamos de forma intencional datos de menores de edad. Si crees que se registraron datos de un menor sin la autorización debida, escríbenos y los eliminaremos.
10. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en la app o en la ley. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son relevantes, lo informaremos por los canales habituales.
11. Contacto
Si tienes preguntas sobre esta política o sobre tus datos, escríbenos a contacto@fluxem.co.